Artikel 1

Het Huishoudelijk Reglement regelt, voor zover nog nodig, de toepassing van de in de statuten opgenomen bepalingen, alsmede de verdere inrichting, organisatie en leiding van de vereniging.

Lidmaatschap/Deelnemerschap

Artikel 2

Het lidmaatschap wordt schriftelijk ingediend / aangevraagd bij de ledenadministratie. Het bestuur, Technische Commissie en Jeugdbestuur ontvangen een overzicht van de nieuwe leden. Het bestuur houdt zich het recht voor om een lidmaatschap van een nieuw lid te weigeren. Tegen deze afwijzing kan het aankomende lid in beroep gaan. Het beroep tegen een eventuele afwijzing, die met redenen is omkleed, is mogelijk bij de eerstvolgende ledenvergadering, die, met een meerderheid van 2/3 deel der geldig uitgebrachte stemmen, tot toelating kan besluiten.

Beëindiging lidmaatschap/deelnemerschap

Artikel 3

Beëindigen dient uiterlijk te geschieden vóór 1ste van de maand volgend op de Algemene Ledenvergadering. Een afmelding die later binnenkomt, schuift automatisch door naar het volgende verenigingsjaar en derhalve blijft men dan nog een jaar contributie verschuldigd.

Artikel 4

De leden/deelnemers zijn verplicht adresveranderingen binnen veertien dagen schriftelijk door te geven aan de ledenadministratie.

Jaarlijkse bijdragen

Artikel 5

a.De contributie dient jaarlijks vóór 15 maart op de door het bestuur te bepalen wijze te worden betaald. Indien hieraan niet wordt voldaan, kan het betreffende lid door het bestuur worden geschorst. Van deze schorsing wordt het lid schriftelijk op de hoogte gesteld. Indien het lid een maand na de schorsingsdatum nog niet aan zijn of haar verplichtingen heeft voldaan, volgt ontzetting uit het lidmaatschap, conform artikel 6 lid 1c van de statuten. In combinatie met de door het bestuur vastgestelde betalingscondities, is latere betaling echter toegestaan.

b.Het bestuur kan regels vaststellen waarbij degenen welke in de loop van het verenigingsjaar lid worden slechts een deel van de contributie te betalen.

c.Het voorstel van wijziging van de contributie moet door de algemene ledenvergadering worden bekrachtigd. De contributie wordt jaarlijks voor elke categorie vastgesteld. Eerst na ontvangst van de contributie wordt de ledenpas of tijdelijke parkkaart uitgereikt. Bij wanbetaling gaat het bestuur, na aanmaning, over tot ontzetting en /ofincasso met verhoging van kosten.

Overige bijdragen

Artikel 6

Het bestuur zal tijdens de algemene ledenvergadering een voorstel ter tafel brengen met betrekking tot de minimale bijdragen per jaar van de ondersteunende (grond-)leden. Tevens geeft het bestuur aan in hoeverre incidentele bijdragen verlangd worden van de leden (bijvoorbeeld inschrijfgelden voor toernooien of uitbreiding van de faciliteiten ten behoeve van de vereniging).

Statuten en huishoudelijk reglement

Artikel 7

Na ontvangst van de contributie kunnen nieuwe leden een exemplaar van het huishoudelijk reglement en de statuten aanvragen bij het bestuur.

Het verenigingsbestuur

Artikel 8

a.Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden met een minimum van vijf, gekozen door de Algemene Ledenvergadering, waaronder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, die alle drie meerderjarig moeten zijn.Het bestuurslid dat de rol van voorzitter op zich neemt, dient als zodanig rechtstreeks door de Algemene Ledenvergadering te worden gekozen.

b.Van de bestuursleden dient er tenminste één lid verantwoordelijk / aanspreekpunt te zijn respectievelijk de Technische Commissie, Toernooicommissie, Open Toernooi commissie, Jeugdcommissie, de Barcommissie, Evenementencommissie, de Accommodatiecommissie, de Sponsor - en PR - commissie en de Redactie van het cluborgaan. Eén van de bestuursleden is verantwoordelijk voor de registratie van de (nieuwe) leden.

c.Het rooster van aftreding:

Het rooster van aftreding strekt uit over vier jaren.In het eerste, tweede en derde jaar treedt één lid af; in het vierde jaar treden twee leden af. De volgorde van aftreding wordt binnen het bestuur geregeld. Gelijktijdige mutaties binnen het dagelijks bestuur dienen te worden voorkomen. (in voorkomende gevallen verlenging van de zittingsduur van 1 jaar).De ledenvergadering kan te allen tijde een bestuurslid ontslag verlenen, met meerderheid van stemmen. Het desbetreffende bestuurslid dient onmiddellijk af te treden en de onder zijn beschikking zijnde bescheiden zo snel mogelijk en ordentelijk geschikt over te dragen aan zijn vervanger.

d.Verkiesbaar zijn:

1.De aftredende leden van het bestuur indien dat in de agenda van de algemene ledenvergadering is opgenomen.

2.Zij, die minstens een week voor de algemene ledenvergadering kandidaat zijn gesteld door tenminste vijf leden.

3.Zij, die door het zittende bestuur worden voorgedragen

4.Zij, die tijdens de Algemene Ledenvergadering door een meerderheid, van de aanwezige, stemgerechtigde leden worden gekozen.

5.De bestuursleden worden uit de vereniging gekozen en door de leden kandidaat gesteld.

 

Besluitvorming van het bestuur

Artikel 9

In bestuursvergaderingen kunnen slechts dan geldige besluiten genomen worden indien meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig is en daarbij uiteraard bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist telt de stem van de voorzitter dubbel.

Taken en bevoegdheden van het bestuur

Artikel 10

In aansluiting op de statuten artikel 10 lid 2 sublid a en b voor de daarin genoemde handelingen geldt een maximum van 20% van het verenigingsinkomen, daarboven is goedkeuring van de algemene ledenvergadering vereist. Uitsluitend hiervan uitgesloten zijn de contracten welke worden aangegaan voor het huren van tennisbanen noodzakelijk voor het verenigingsprogramma en de contracten die met trainers worden aangegaan. Tot het nemen van sanctiemaatregelen ten opzichte van een individueel lid of het royeren ervan, is het bestuur eveneens gerechtigd. Het bestuur verplicht, bij overtreding van het gestelde in het bestuursreglement alcoholverstrekking voor sportkantines, de in dat reglement genoemde sancties aan betrokkene(n) op te leggen, bij gebreke waarvan de landelijke sportorganisatie waarbij de vereniging is aangesloten kan overgaan tot het opleggen van deze sancties.

Bestuursvergaderingen

Artikel 11

Het bestuur vergadert bij voorkeur op regelmatig vastgestelde tijden en verder zo vaak als de voorzitter of 2/5 deel van de bestuursleden dit nodig acht. De bestuursvergadering is niet openbaar. De bestuursvergadering kan alleen geldige besluiten nemen overeenkomstig het gestelde in artikel 9. In andere gevallen wordt binnen veertien dagen schriftelijk een nieuwe vergadering bijeengeroepen, die ongeacht het aantal aanwezigen, rechtsgeldig kan besluiten. Voorstellen van leden voor behandeling in de bestuursvergadering, kunnen te allen tijde bij de secretaris worden ingediend Hij draagt zorg voor registrering in de eerstvolgende bestuursvergadering.

Bestuur

Artikel 12

De dagelijkse leiding van de vereniging berust bij het bestuur, bestaande uit tenminste voorzitter, secretaris, penningmeester alsmede minimaal twee en maximaal vijf leden. Alle leden worden door de ledenvergadering gekozen en de functies worden onderling verdeeld. In urgente gevallen die niet tot de volgende bestuursvergadering kunnen wachten beslissen de voorzitter alsmede twee andere bestuursleden, die de onderhavige zaken doorgaans behartigen, in onderling overleg. Van zo’n besluit worden de andere bestuursleden zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht.

Voorzitter

Artikel 13

De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven onder andere door het leiden van vergaderingen. Hij zal toezien op een juiste naleving en uitvoering van de bepalingen in statuten en Huishoudelijk Reglement. Hij vertegenwoordigt de vereniging bij alle officiële gelegenheden. Bij verhindering treedt de plaatsvervangende voorzitter respectievelijk een ander bestuurslid in zijn plaats.

Secretaris

Artikel 14

De secretaris voert de administratie van de vereniging alsmede de correspondentie, maakt notulen en een jaarverslag, draagt zorg voor het verenigingsarchief en dient steeds over een recent ledenregister te beschikken. Voor zover nodig laat hij/zij zich door anderen bijstaan, respectievelijk delegeert hij/zij onder zijn/haar verantwoording, bepaalde taken.

Penningmeester

Artikel 15

De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen. Hij/zij draagt zorg voor een nauwkeurige administratie en verantwoording van alle binnenkomende en uitgaande gelden. Brengt regelmatig verslag uit aan het bestuur en de algemene jaarvergadering en dient tijdig de begroting in. Geeft te allen tijde inzage in de boeken, wanneer de kascommissie en/of het bestuur daarom vraagt. Alle rekeningen en declaraties moeten eerst worden gefiatteerd door een bestuurslid, dat de betreffende zaak heeft behartigd, alvorens deze voor betaling bij de penningmeester worden aangeboden. Voor betalingen en/of kasopname die per transactie, een bedrag van € 500 (VIJFHONDERD EURO) te boven gaan, wordt behalve de handtekening van de penningmeester ook die van een ander geregistreerd bestuurslid verlangd. Voor zover nodig laat de penningmeester zich door anderen bijstaan, respectievelijk delegeert hij, onder zijn verantwoording, bepaalde zaken.

Overige bestuursfuncties

Artikel 16

De taken van de overige bestuursleden worden door het bestuur vastgesteld. Indien tussentijds bestuursleden aftreden, respectievelijk afwezig zijn, worden die taken door een of meer van de overige leden waargenomen. Voor zover nodig laat ieder bestuurslid zich door anderen bijstaan, respectievelijk delegeert hij/zij onder zijn/haar verantwoording, bepaalde taken.

Commissies

Artikel 17

a.Onder het bestuur ressorteren de volgende commissies:

1.Technische Commissie;

2.Toernooicommissie;

3.Open Toernooicommissie;

4.Jeugdcommissie;

5.Commissie Sponsoring en PR;

6.Evenementen -Commissie;

7.Barcommissie;

8.Commissie onderhoud en parkbeheer;

9.Redactiecommissie;

10.Kascommissie;

11.Incidentele projectcommissies;

 

b.Voor alle onder a. genoemde commissies geldt, dat de commissieleden niet gebonden zijn aan een rooster van aftreden, met uitzondering van de onder a 7. genoemde Kascommissie.

Van de Kascommissie treedt ieder jaar op de Algemene Ledenvergadering één lid van de drie af.

 

c.In aanvulling op art. 12 van de statuten geldt, dat tijdens de Algemene Ledenvergadering zoveel mogelijk wordt voorzien in de eventuele vacatures in de commissies, zoals vermeldt onder 8 a en b.

Algemene Ledenvergadering

Artikel 18

a.Besluitvorming

Indien op  de Algemene Ledenvergadering het vereiste aantal van een/tiende der stemgerechtigde leden niet aanwezig is, wordt de vergadering geschorst en moet binnen eenentwintig dagen daarna een tweede vergadering worden uitgeschreven. In aansluiting op art. 16 lid 3 van de statuten geldt het volgende: indien een tweede Algemene vergadering met dezelfde te behandelen onderwerpen wordt bijeengeroepen en gehouden of met instemming van de vergadering onmiddellijk aanvangt, kan deze geldige besluiten nemen ongeacht het aantal aanwezige leden.

b.In aanvulling op art. 12 lid 3 van de statuten geldt, dat het bestuur gerechtigd is de datum van de Algemene Ledenvergadering vast te stellen in de periode oktober tot en met januari.

c.De notulen worden in beknopte vorm gepubliceerd. De meer uitgebreide versies zijn een maand na de vergadering bij de secretaris ter inzage op te vragen.

d.Indien een individueel lid/deelnemer wenst of leden/deelnemers wensen dat een voorstel gepubliceerd en op de agenda van de ledenvergadering geplaatst wordt, moet dit voorstel tenminste twee weken voor de ledenvergadering schriftelijk bij de secretaris worden ingediend.

Introducé(e)s

Artikel 19

a.Tot introductie zijn gerechtigd seniorleden(waaronder dagleden), ereleden en leden van verdienste.

b.Introductie kan alleen plaatsvinden met toestemming van een van de bestuursleden. Deze voorziet het betreffende lid van een parkkaart voor de introducé(e)s om zich ten opzichte van de parkwachter te kunnen verantwoorden.

c.Het introducerende lid is verantwoordelijk voor zijn introducé(e)s tegenover alle leden en de vereniging.

d.Het introducerende lid is verplicht met zijn of haar introducé(e)s te spelen.

e.Het bestuur is bevoegd aan iedere introductie terstond een einde te maken op grond van houding en gedragingen van de betrokkenen op de bij de vereniging in gebruik zijnde terreinen of gebouwen.

Gebouwen en accommodaties

Artikel 20

a.In overleg met de Technische Commissie en/of Commissie onderhoud en parkbeheer stelt het bestuur vast, welke en hoeveel accommodatie nodig is voor het uitvoeren van het verenigingsprogramma.

b.Het bestuur heeft het recht om accommodatie geheel of gedeeltelijk tijdelijk te onttrekken aan de normale verenigingsactiviteiten, zelfs indien nodig ten behoeve van andere verenigingen.

c.Ieder lid is hoofdelijk aansprakelijk voor de schade welke door zijn of haar toedoen wordt aangericht aan eigendom van de vereniging of van anderen.

Wedstrijden, kleding en huishoudelijke regels

Artikel 21

a.Het bestuur is bevoegd de vereniging in te schrijven als deelnemer aan door derden georganiseerde wedstrijden en zelf wedstrijden uit te schrijven.

b.De samenstelling van de deelnemende teams geschiedt door de Technische Commissie

c.Leden welke deelnemen aan de onder a. genoemde wedstrijden moeten gekleed zijn conform de richtlijnen van de K.N.L.T.B.

d.Ieder lid dient zich te houden aan het bestuursreglement alcoholverstrekking voor sportkantines en de spel- en gedragsregels van tennisvereniging De Oorsprong

e.De leden zijn gehouden zich te gedragen conform de geldende normen m.b.t. het spelen van tennis in clubverband en dienen de voorschriften en regels van de parkbeheerder na te leven. Dit betekent onder andere het verzorgen van de baan.

Tennislessen

Artikel 22

a.De mogelijkheid hiertoe wordt ieder jaar door het bestuur vastgesteld op basis van een redelijke verdeling van de baancapaciteit. De kosten worden geheel op de betreffende leden verhaald. Het is niet toegestaan, dat een lid (noch iemand anders) tegen betaling tennislessen geeft of ontvangt op de banen van de vereniging, zonder voorafgaande toestemming van het bestuur.

Taakverdeling Commissies

Artikel 23

a.De Technische Commissie

Deze commissie heeft tot taak de organisatie tennisactiviteiten.De doelstelling van de Technische Commissie is ervoor zorg te dragen, dat alle leden optimaal in de gelegenheid worden gesteld te kunnen tennissen. Tevens streeft de Technische Commissie ernaar het spelpeil binnen de vereniging systematisch te verbeteren.De commissie heeft de volgende taken:
-samenstelling competitieteams (KNLTB)
-organiseren van clubkampioenschappen
-het adviseren van het bestuur ten aanzien van eventuele speelsterkten van individuele leden.

b.Toernooicommissie.

Deze commissie organiseert activiteiten voor de vereniging met het doel het verenigingsleven te stimuleren. Op het einde van het seizoen wordt een (financieel) jaarverslag opgesteld. De commissie heeft in dit kader de volgende taken:

-Opvang van nieuwe leden bij het openingstoernooi.
-Organiseert afsluiting competitie.
-Organiseert in samenspraak met de Evenementencommissie minimaal viertoernooien.

c.De Open Toernooicommissie

Deze commissie organiseert jaarlijks het Oorsprong Open Toernooi met het doel het de tennissport in de regio te promoten. Na het toernooi wordt een (financieel) verslag opgesteld.
De commissie heeft in dit kader de volgende taken:

-Werving van deelnemers
-Organisatie van het toernooi
-Werven van sponsoren en prijzen

De commissie organiseert het toernooi in samenspraak met de Evenementencommissie.

d.De Jeugdcommissie

Deze commissie organiseert jaarlijks evenementen en activiteiten voor de jeugdleden van LTV de Oorsprong met het doel het de tennissport bij de jeugd in Beek Ubbergen en regio te stimuleren. Aan het eind van het jaar wordt een (financieel) verslag opgesteld.
De commissie heeft in dit kader de volgende taken:

-Organiseert racketmiddagen voor de jeugd
-Zomer – en wintertrainingen
-Diverse activiteiten en evenementen

De commissie organiseert eventueel evenementen in samenspraak met de Evenementencommissie

e.Sponsoring -en PR - commissie

(De taken en bevoegdheden van deze commissie zullen nog nader worden uitgewerkt.)

f.Evenementencommissie

Deze commissie ondersteunt in samenspraak met de onderscheidenlijke commissies diverse toernooien en evenementen dmv.
-Thematische aankleding en verzorging van het clubhuis
-Verzorging van traktaties en food al dan niet tegen betaling tijdens bijzondere evenementen.

g.Barcommissie

Deze commissie exploiteert het clubgebouw. De voorzitter van de commissie, zal indien de situatie daar aanleiding toe geeft,in overleg treden met het Bestuur.
De commissie heeft in dit kader de volgende taken:

-Personele bezetting tijdens openstelling.
-Zorgdragen voor uitvoering en naleving van de wettelijke taken m.b.t. het paviljoenbeheer
-Financiële verantwoording per bardienst.
-Voorraad- en inkoopbeheer.
-Inventarisbeheer.

De verantwoordelijkheid over het clubgebouw berust te allen tijde bij het Bestuur van de vereniging.

h.Commissie onderhoud en parkbeheer

Deze commissie beheert het paviljoen en clubgebouw onderhoudstechnisch. Op het einde van het seizoen wordt een onderhoudsplanning gemaakt met daarbij de financiële overzichten. De voorzitter van de commissie, zal indien de situatie daar aanleiding toe geeft,in overleg treden met het Bestuur.
De commissie heeft in dit kader de volgende taken:

-Onderhoud en reparatie aan het clubgebouw
-Onderhoud en reparatie aan de faciliteiten op het tennispark
- Zorgdragen voor uitvoering van de wettelijke taken m.b.t. het paviljoenbeheer
-Inventarisbeheer.
-Sleutelbeheer.
-Calamiteiten (schade, inbraak).

De verantwoordelijkheid over het paviljoen berust te allen tijde bij het Bestuur van de vereniging.

i.Redactie commissie

Deze commissie verzorgt het onderhouden van de website en zorgt, indien nodig, voor het verschijnenvan het clubblad.Zij bouwt een zodanige relatie op met het bestuur, de commissies en de leden dat zij over voldoende informatie beschikt om tot verantwoorde publicatie over te gaan.
De kopij wordt onder eigen verantwoordelijkheid opgenomen op de website en in het clubblad. Bij controverses legt zij verantwoording af aan het voltallige bestuur

j.De Kas Commissie

Deze bestaat uit drie leden welke door de Algemene Ledenvergadering worden gekozen (zie 17b). Zij heeft tot taak de boeken van de penningmeester regelmatig doch zeker éénmaal per jaar nauwgezet te controleren. Zij brengt tenminste acht dagen voor de jaarvergadering hierover een verslag uit aan het bestuur, die dit op de jaarvergadering bekend maakt. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester brengt zij verslag uit binnen een week na haar onderzoek, hetwelk binnen veertien dagen na het ontstaan van de vacature moet hebben plaatsgehad. Op grond van dit verslag stelt het bestuur aan de desbetreffende vergadering voor de aftredende penningmeester al dan niet te dechargeren. Noch leden van het bestuur, noch anderen die namens de vereniging financieel verplichtingen aangaan, mogen lid zijn van de kascommissie.

Algemeen

Artikel 24

De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur, terwijl het tot hun eigen verantwoordelijkheid behoort om voldoende contacten met de andere commissies te onderhouden om misverstanden te voorkomen en alle mogelijkheden optimaal te benutten.

Speciale categorieën leden

Artikel 25

Om een zo optimaal mogelijke baanbezetting te krijgen en flexibel te kunnen inspelen op eventuele verschillende wensen van de leden, kan de Technische Commissie met voorstellen komen om een differentiatie aan te brengen voor wat betreft het baangebruik en eventuele overige clubfaciliteiten.

Rechten en plichten

Artikel 26

Als lid/deelnemer mag men gebruik maken van de diverse speelmogelijkheden en andere accommodatiefaciliteiten. Daarbij moet men echter op het navolgende letten:

a.Het is verboden kinderen, die geen lid zijn, op de baan respectievelijk scheidsrechterstoel toe te laten (levensgevaarlijk);
b.de banen op eerste verzoek voor onderhoud te ontruimen;
c.de banen, alleen met ondiepe geprofileerde tennisschoenen aan, te betreden;
d.alle medewerking, tot een goed onderhoud, te verlenen aan de mensen die daarmee zijn belast en hen in de dagelijkse omgang als “mede-leden” te beschouwen;
e.als er zich moeilijkheden op de baan voordoen, de regeling hiervan onmiddellijk aan het bestuur overdragen en dit beslist niet zelf uitvechten;
f.auto’s, fietsen en dergelijke op de daarvoor bestemde plaatsen te parkeren;
g.honden op het park aan de lijn te houden, beter is zelfs ze thuis te laten;
h.aangebrachte schade direct te melden aan de leiding van het sportpark.
Niet de vereniging, doch hij die de schade veroorzaakt, is aansprakelijk hiervoor.

Gedragsregels

Artikel 27

Als lid/deelnemer is men verplicht de navolgende gedragsregels na te leven; 

a.als stelregel is bepaald, dat op de halve en hele uren gewisseld moet worden
b.als er geen wachtenden zijn, speelt men enkel,
c.zijn er drie personen, dan kan in onderling overleg beslist worden of men “Amerikaantje” speelt of om beurten singelt;
d.zijn er meer dan vier wachtenden, dan mogen diegenen, die het langst hebben gewacht na het verstrijken van de speeltijd de plaats van de spelenden innemen; 
e.indien bij de wissel meer spelers casu quo speelsters op de baan zijn dan mogelijk om te spelen, wordt in geval van twijfel geloot;
f.degenen die door loting uitgeloot zijn, hebben uiteraard voorrang bij de volgende ronde;
g.zijn er na het verstrijken van de rechtmatig verkregen speeltijd geen wachtenden, dan kunt u natuurlijk doorspelen;
h.door de Algemene Ledenvergadering is besloten dat het meebrengen van introducés toegestaan is mits men zich aan de regels houdt zoals deze zijn vastgelegd in het introductiereglement
i.gedragsregels laten zich nooit volledig omschrijven, aangezien er steeds omstandigheden zullen zijn, waarin niet is voorzien. Van onze sportiviteit hangt het af, dat alle leden evenveel van de geboden speelgelegenheid gebruik kunnen maken;
j.diegenen, die overdag kunnen tennissen, dit ook zoveel mogelijk doen, om hiermee de druk van de avondbaan te ontlasten.

Slotbepalingen

Artikel 28

Ieder lid/deelnemer wordt geacht de bepalingen van de Statuten , van dit Huishoudelijk Reglement, alsmede alle verdere wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen te kennen en er zich naar te gedragen. Per gezin wordt een exemplaar van de statuten en het Huishoudelijk Reglement uitgereikt na een verzoek daartoe bij het bestuur. Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking direct na goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering. Dit Huishoudelijk Reglement kan steeds in elke ledenvergadering gewijzigd en/uitgebreid worden, mits op de agenda aangekondigd en mits de voorstellen hiertoe gesteund worden door een/tiende deel van de aanwezige stemgerechtigde leden.